Encontros de trabalho sem planejamento são armadilhas que roubam seu tempo produtivo
Uma boa reunião funciona assim: quanto mais você planeja, mais bem-sucedida ela tende a ser. Antes de agendar a próxima reunião, pense: ela é mesmo necessária? Qual o seu objetivo? Será que posso usar outro canal para transmitir as informações, como a intranet da companhia ou um e-mail? Se todas as respostas continuam apontando para a necessidade de um encontro presencial, então é preciso considerar todos os detalhes para que ele seja rápido e eficiente." Veja abaixo o que levar em conta.
Passo 1. Defina o objetivo da reunião: tomada de decisão, alinhamento ou encontro meramente informativo. Assim fica fácil decidir quem participa.
Passo 2. Escolha o líder da reunião, mas nem sempre esse papel caberá a você. Ele deve ler a pauta e direcionar as discussões.
Passo 3. Convide as pessoas certas. Não adianta chamar o analista se vai ser preciso tomar uma decisão no nível de diretoria.
Passo 4. Caso necessário, envie com antecedência o material do encontro (apresentação, gráficos, vídeos) para que todos possam analisá-lo.
Passo 5. Durante a reunião, muita atenção para que o foco no tema principal seja mantido.
Passo 6. O líder da reunião deve cobrar os desdobramentos decorrentes do encontro.
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