Não é novidade que planejamento e organização são qualidades mais raras em profissionais de vendas. Isto não é uma crítica, apenas uma constatação. E é natural que profissionais de vendas tenham maior dificuldade nestes quesitos, pois cada pessoa tem um perfil diferente. De acordo com diversos e modernos testes de perfil psicológico e lógicas de ação, existem basicamente quatro tipos de personalidade bastante distintas, que são definidas por determinadas regiões cerebrais que em alguns, são mais desenvolvidas que em outros. Resumindo, cada pessoa tem um quadrante do cérebro mais desenvolvido que a outra e isto faz com que ela aja com determinados padrões de lógica.
E qual é basicamente o perfil dos profissionais de vendas? Geralmente (leia-se bem, por favor, geralmente) são pessoas muito focadas na ação, rápidas em suas decisões, agem para depois pensar, conseguem ser mais impessoais, separando melhor aspectos da vida pessoa e do trabalho (por exemplo, podem ter uma discussão no trabalho e quinze minutos depois almoçarem tranquilamente juntas, dando boas risadas), ágeis, determinadas e não raras às vezes, geniosas. Elas também acabam tomando atitudes precipitadas, podem ser explosivas, inflexíveis e com dificuldade de organização e planejamento.
E confesso, posso falar principalmente por mim! Sempre fui um ótimo vendedor e sempre tive dificuldade em me organizar e planejar. E organização e planejamento em vendas, são fatores que fazem uma GRANDE DIFERENÇA EM RESULTADOS!!!
Mas não significa que por ter um perfil “x” ou “y”, não possamos desenvolver novas habilidades e comportamentos, mesmo que numa primeira análise pareçam difíceis. Se houver um método, uma técnica ou uma ferramenta, melhor e mais fácil ainda.
Uma das ferramentas que mudaram completamente minha vida para melhor no quesito organização e planejamento em vendas (e na vida), foi o Outlook. A versão 2007 é ainda melhor e mais simples! O Outlook é um programa bastante simples, que gerencia emails, contatos, calendário/agenda (a versão Express não tem agenda e alguns outros recursos) e muito mais! Ele funciona em ambiente Windows, ou seja, as janelinhas com fácil visualização e manuseio. Eu particularmente recomendo a versão com calendário (Outlook 2007), eu confesso, não vivo sem ele!
Nele você pode incluir praticamente todas as contas de emails, inclusive os gratuitos. O primeiro passo é configurar estas contas no programa. Clique aqui para aprender a fazer isto, passo a passo.
Você pode criar pastas e subpastas na janela principal, separando, por exemplo, por categorias como: clientes, produtos, assunto, dia da semana, pedidos, etc. Basta clicar com o botão direito e escolher a opção “Nova pasta”, dando o nome de sua escolha e pronto. Você pode arrastar os emails da caixa de entrada para quaisquer pastas e clicando em alguma pasta, ela automaticamente abre na janela principal. Clique aqui para ver uma demonstração do Outlook (em inglês).
Calendário / Agenda: foi aqui que ele me conquistou! Basta clicar em “Calendário” no canto inferior esquerdo para que a tela transforme-se numa eficaz agenda! Você pode visualizá-la por “dia”, “semana” ou “mês”. Eu particularmente gosto de visualizar o mês todo e quando preciso de detalhes, faço a alteração. Basta você clicar duas vezes na data escolhida que abrirá uma janela para que você insira informações do seu compromisso. Coloque o assunto, o local, o horário. Você pode escolher quanto tempo quer que o alarme te avise antes do seu compromisso (isso é muito eficaz). Também poderá categorizar seus compromissos por cores (e personalizá-las). E tem mais, você escolhe a recorrência, por exemplo, anual, se for um aniversário de um cliente, por exemplo, nunca mais você vai esquecer! Ahhh… você poderá convidar outras pessoas para o seu compromisso também, pois ele integra-se automaticamente com outros usuários (fizemos uma rápida pesquisa aqui no escritório e mais de 90% de nossos clientes e parceiros usam o Outlook). Esses são apenas algumas das inúmeras funcionalidades o calendário tem para nós, profissionais de vendas. Clique aqui para ler o tutorial completo do Calendário do Outlook.
Informações de Contatos: muito mais do que armazenar, organizar e gerenciar os emails de seus contatos, você poderá incluir diversas informações para cada um deles, como nome, empresa, telefone, site, endereço, etc. Além disto, nesta “janela” de cada um de seus contatos, você tem um bloco de notas na qual poderá anotar informações sobre seu cliente, as visitas que realizou, informações gerais do perfil dele, pedidos, etc. Clicando no canto inferior esquerdo em “Contatos”, você terá essa interface, da forma que escolher, simples e de fácil manuseio e inserção de informações.
Você pode ainda gerenciar suas Tarefas, pesquisar e encontrar informações (emails, pastas, itens excluídos, enviados) de forma simples e precisa, utilizar papéis de cartas personalizados, assinaturas personalizadas, marcar e acompanhar emails, ter maior controle de spams e muito, muito, muito mais. Uma mão na roda para nós profissionais de vendas. Costumo dizer que não sou ninguém mais sem meu Outlook e não marco mais nenhum compromisso sem verificar minha agenda/calendário. Me perguntaram dia desses, ironicamente, se tinha virado escravo dele. Respondi muito pelo contrário, ele é meu escravo, faz tudo o que eu preciso e principalmente me ajuda numa tarefa que até então julgava difícil fazer sozinho, de me organizar e planejar. No começo, como tudo, pode parecer difícil, mas acostumando, você terá muito mais tempo para vender mais e curtir sua vida!
Clique aqui para ver o tutorial completo.
E você, já usa o Outlook ou algum outro programa? Tem alguma dica para compartilhar?
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