Aprenda como dividir o seu dia em blocos de tempo

 O sono tem várias fases. Primeiro você vai para a cama, começa a tentar adormecer e mais tarde se tudo correr bem entra num sono profundo. Agora imagine que tem o seu celular ligado. Todas as vezes que está prestes a entrar num sono profundo é acordado com uma chamada. Isso acontece seis vezes durante uma noite. Teria que atender, acordar, e depois voltar a repetir aquele ritual todo novamente. Resultado? A qualidade do seu sono não foi a melhor, o que faz com que acorde no outro dia cansado e com sensação que não dormiu bem.

O mesmo acontece no seu trabalho. Se está constantemente a ser interrompido por factores externos à sua produção, terá que iniciar novamente a sua concentração para o trabalho, voltando ao início de todo aquele ritual. E assim chegará ao final do dia mais cansado, pois utilizou mais o seu cérebro, sem no entanto conseguir uma produção razoável. Veja quais os principais inimigos da sua concentração nos dias de hoje:

• O email. É a maior fonte de distracção para quem trabalha através da internet
• O celular. Outra forma de perder a sua produtividade muito facilmente se atender chamadas a toda a hora
• Sites de redes sociais. “Ah vou dar apenas uma olhada neste comentário”. Esqueça, acabou de interromper a sua produtividade
• Correio. Para quem trabalha com encomendas, são uma grande perca de tempo
• Reuniões. São muitas vezes desnecessárias e sem grandes interesse

MAS COMO POSSO EVITAR ESTAS DISTRAÇÕES?

Tenho uma boa notícia para você. Existem técnicas que o podem ajudar facilmente a contornar estas interrupções que podem estar a dar cabo da sua produtividade no trabalho. Se tiver o seu negócio próprio, significa que é dono e senhor do seu tempo e que está nas suas mãos conseguir alterar esta realidade. Não se desculpe com exigências dos seus clientes. De nada adiante estar a satisfazer meia dúzia se no final de contas está a perder o essencial do seu negócio: a sua produção!

Nas linhas seguintes, vou lhe dar algumas dicas de como conseguir evitá-los. Sei que algumas podem parecer-lhe um pouco radicais. Agressivas até. Mas a verdade é que hoje em dias assumimos um email ou um celular como um instrumento de trabalho. Pois são mas lembre-se: divida tudo em blocos e veja a diferença.

EMAIL

Pode ser o seu maior aliado mas também o seu maior inimigo se não o utilizar com eficácia. A maior parte das pessoas passa o dia inteiro a ir ao email. Vai seis, sete ou oito vezes no mesmo dia, como se o mundo fosse terminar apenas porque não viu uma determinada mensagem de um cliente. Mas será que é mesmo assim? Será que irá perder tantos trabalhos assim por não ir ver o email naquele momento? Veja agora três passos para começar a perder menos 90% tempo diariamente com o seu email

• 1º passo – Desligue todos os avisos de recepção de email, seja ele messenger ou outlook. Para resistir à tentação o melhor a fazer é não saber que ela existe. Ver que está constantemente a receber emails podem tenta-lo a ir ver o que se passa. E não diga que vai ver só um, não! A regra é não ler nenhum.

• 2º passo – Marque determinadas horas do seu dia para ir ao email. Eu faço-o duas vezes: uma à hora do almoço e outra ao final do dia, por volta das dez da noite. E porquê não logo pela manhã? Lembre-se que o importante é produzir, daí é determinante que comece as primeiras horas do seu dia a fazer aquilo que é estritamente necessário. Ver uma mensagem é o suficiente para perder meia-hora. Guarde para momentos que não vai ter que trabalhar depois como o almoço ou a seguir ao jantar.

• 3º passo – Crie uma resposta automática. Desta forma, os seus cliente e leitores saberão que não devem interrompe-lo desnecessariamente e darão maior valor ao seu tempo.

CELULAR

Como viu no exemplo do email, falei num contato pessoal. É importante que tenha um celular particular e outro de negócio. Para que possa manter o seu pessoal sempre consigo no caso de alguma urgência familiar e o seu de negócios pronto a atender ou não conforme as situações. Trabalhe da seguinte forma: defina algumas horas do dia para se manter contactável por celular. Durante as outras horas deixe ele no silêncio e nem sequer pense nele.

Isto fará com que não diminua a sua produtividade atendendo chamadas que pouco interesse podem ter no momento. Lembras-se que não tem que estar disponível o tempo todo. Concentre-se no essencial, a produção. Quanto ao particular, vou deixa-lo à sua escolha. Eu tenho o meu sempre à mão caso aconteça alguma urgência. Mas cada caso é um caso e se for capaz de o deixar de lado, melhor ainda!

SITES DE REDES SOCIAIS

Muitos chefes impedem os seus funcionários de irem às redes sociais como o Facebook ou o Twitter. Eu sou contra isso. Elas são uma interrupção, uma forma de o nosso cérebro aliviar a cabeça de ideias para depois voltar mais produtivo. Mas as redes sociais são mesmo isso: uma distração! Ou seja, só deve utilizá-las quando está no seu tempo de descanso.

Muitos pensam “vou só ver aquela mensagem” ou “vou só colocar umas fotos novas”. Esqueça. Lembra-se do que lhe falei sobre o sono? Se foi visitar o Facebook enquanto estava a trabalhar acabou de atender uma chamada de celular e interromper o seu sono. Vai ter que reiniciar tudo outra vez. Sou fã das redes sociais confesso. Mas aproveito as minhas horas livres para visitá-las. Nada mais que isso.

CORREIO

Se trabalhar com venda de produtos, o mais habitual é que todos os dias tenha que visitar os correios da sua cidade. Quantas vezes o faz? Aí está outra forma de interromper a sua produtividade. Em primeiro lugar, talvez seja melhor verificar se tem mesmo a necessidade de ir lá todos os dias. Não o poderá fazer apenas dia sim dia não? Os seus clientes perderiam muito com isso?

Se é mesmo obrigado a ir lá diariamente, estude a opção de delegar essa tarefa. Veja os custos que lhe podem causar e confira se não ganharia mais se estivesse a produzir durante esse tempo. Peça a um amigo seu que está desempregado para fazer esse trabalho por você por exemplo. Ganharia ele e ganharia você que ficaria com mais tempo para se dedicar ao seu negócio.

REUNIÕES

Detesto reuniões, sempre detestei. Acho que não faz sentido estarem dez pessoas sentadas numa mesa, a ouvir apenas uma pessoa falar. Já pensou que naquele momento são dez pessoas que não estão produzindo? Se a reunião durar uma hora, são dez horas de trabalho que estão a ser perdidas! O mais certo é que alguns clientes queiram marcar reuniões com você para falar sobre os produtos deles.Contudo, vou lhe dar algumas dicas para evitar perder muito tempo com estas situações:

• Veja se o assunto que vão falar não pode ser tratado por email ou telefone. Se poder faça-o através desses meios
• Caso não possa, diga para lhe enviarem antecipadamente os assuntos a serem tratados. Permite  que você chegue preparado e que a reunião aconteça de um modo mais rápido
• Defina uma hora para terminar. Geralmente as reuniões bem organizadas não demoram mais do que quinze minutos. O problema é que as pessoas destraem e acabam por esquecer do essencial, demorando horas no que poderia ser feito em minutos

COMO TEM DIVIDIDO O SEU DIA EM BLOCOS?

A lista que referi acima pode muito bem ser responsável por perder várias horas do seu dia. Com as dicas que lhe dei, poderá transformar esse tempo em minutos, aumentando largamente a sua capacidade de produção. É determinante dividi-los em blocos, para que não perca muito tempo a iniciar essas tarefas. Se ainda não o fez está na hora de o fazer. Experimente.